Polityka prywatności

Fundacja Kreatywny Umysł – Mój-Robot.pl

Informacja aktualna na 27 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Fundacja Kreatywny Umysł, Bielice 78, 13-330 Krotoszyny, KRS 0000611657, NIP 8771478287, REGON 364147362. W sprawach danych osobowych skontaktuj się z nami przez biuro@moj-robot.pl, pisemnie na adres Fundacji lub telefonicznie: 502 033 300. Fundacja nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

Polityka opisuje korzystanie ze strony Mój-Robot.pl, kontakt z Fundacją oraz podstawowe zasady przetwarzania danych związanych z organizacją zajęć. Podczas budowy nowa strona działa pod adresem nowa.interrobo.pl. Informacje przy konkretnym zapisie, usłudze lub zgodzie mogą uzupełniać tę politykę.

Marka Mój-Robot.pl i autorski program zajęć są związane z InterRobo Arkadiusz Dejnarowicz. Nie oznacza to automatycznego przekazywania InterRobo bazy rodziców i dzieci ani wspólnego administrowania wszystkimi danymi. Odrębna usługa wymaga wskazania właściwego administratora.

2. Jakie dane otrzymujemy

Przy kontakcie otrzymujemy dane, które podajesz w wiadomości, oraz adres e-mail. Formularz wymaga imienia, adresu e-mail i treści wiadomości. Telefon i miejscowość są opcjonalne. Nie prosi o dane dziecka, PESEL, dokumenty tożsamości ani załączniki. Prosimy, aby w zwykłym formularzu nie przesyłać informacji o zdrowiu ani innych poufnych dokumentów.

Przy zapisach i obsłudze zajęć otrzymujemy od rodziców lub opiekunów dane potrzebne do organizacji kursu i rozliczeń. Mogą to być dane kontaktowe i umowne rodzica, dane uczestnika potrzebne do doboru grupy oraz informacje o obecności i ustaleniach organizacyjnych. Nie wszystkie dane są wymagane w każdej sprawie. PESEL nie jest standardową daną przy nowych zapisach.

Dane osoby upoważnionej do odbioru dziecka mogą pochodzić od rodzica lub opiekuna. Obejmuje to informacje potrzebne do identyfikacji i kontaktu. Przekazanie niniejszej polityki przez rodzica nie zwalnia Fundacji z jej własnych obowiązków informacyjnych wobec tej osoby.

Serwer może przetwarzać dane techniczne połączenia, takie jak adres IP, czas, żądany zasób, informacje o przeglądarce i błędach. Z banku lub operatora płatności otrzymujemy dane transakcji w zakresie potrzebnym do rozliczenia. Z serwisów społecznościowych otrzymujemy informacje udostępnione w kontakcie z naszym profilem.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Odpowiadanie na zapytania przed zawarciem umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to działanie na żądanie osoby mającej być stroną umowy. Pozostała korespondencja: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi i prowadzenie kontaktu.

• Zapisy, organizacja i rozliczenie umowy zawartej z rodzicem lub opiekunem: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obowiązki wynikające z przepisów, w tym dokumentacja podatkowa i rachunkowa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

• Zwykłe dane dziecka, które nie jest stroną umowy, oraz osób upoważnionych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest organizacja zamówionych zajęć i zapewnienie bezpieczeństwa, z uwzględnieniem szczególnej ochrony małoletnich.

• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie niezbędnym do konkretnej sprawy.

• Utrzymanie i zabezpieczenie strony, diagnostyka i przeciwdziałanie spamowi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest zapewnienie dostępnej i bezpiecznej obsługi użytkowników.

• Marketing elektroniczny, promocyjna publikacja wizerunku i opcjonalne śledzenie: odrębne podstawy i zgody odpowiednie do celu, opisane poniżej. Kontakt z Fundacją nie stanowi zgody na te działania.

4. Kontakt, poczta i ochrona formularza

Formularz działa w WordPressie przy użyciu Contact Form 7. Wiadomości są kierowane na biuro@moj-robot.pl. Do ich wysyłania i obsługi korzystamy z Microsoft 365 oraz połączenia FluentSMTP. Treść i dane kontaktowe trafiają do systemu pocztowego; upoważnione osoby obsługują je w celu odpowiedzi. Wyłączyliśmy dodatkowe zapisywanie treści wiadomości w logach FluentSMTP. Nie oznacza to braku korespondencji w skrzynce Microsoft, kopiach usługi lub niezbędnych logach technicznych.

Formularz chroni Cloudflare Turnstile. Usługa analizuje sygnały techniczne, m.in. adres IP, informacje o przeglądarce, parametry połączenia TLS i pochodzenie żądania, aby odróżnić użytkowników od botów. Zgodnie z dokumentacją Cloudflare Turnstile nie pobiera treści wpisywanych do formularza. W naszej konfiguracji stosujemy tryb Managed, bez funkcji pre-clearance.

Cloudflare przetwarza sygnały na zlecenie operatora strony w celu ochrony usługi, a także jako odrębny administrator w celu ulepszania wykrywania botów. Szczegóły i kontakt dotyczący tego drugiego zakresu opisuje informacja prywatności Turnstile. Przetwarzanie po naszej stronie służy uzasadnionemu interesowi zabezpieczenia formularza, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Możesz skontaktować się z nami również bez formularza, e-mailem lub telefonicznie.

5. Dane uczestników, zdrowie i marketing

Informacje o zdrowiu wymagają szczególnego traktowania. Jeżeli są rzeczywiście potrzebne do bezpiecznego dostosowania zajęć, określamy niezbędny zakres, dostęp i okres przechowywania oraz właściwą podstawę prawną, w tym odrębną wyraźną zgodę, jeżeli to ona ma zastosowanie. Nie zbieramy tych informacji na podstawie ogólnej akceptacji regulaminu lub niniejszej polityki.

Wiadomości o harmonogramie, zmianie zajęć, bezpieczeństwie i rozliczeniach służą obsłudze umowy. Wiadomości reklamowe wymagają odrębnych zgód na właściwy kanał komunikacji, stosownie do RODO i Prawa komunikacji elektronicznej. Zapis dziecka i podanie telefonu organizacyjnego nie są zgodą marketingową.

Zgodę można wycofać, pisząc na biuro@moj-robot.pl lub korzystając z udostępnionego mechanizmu rezygnacji. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Odmowa reklam nie wyłącza niezbędnej komunikacji organizacyjnej.

6. Zdjęcia, nagrania i media społecznościowe

Promocyjna publikacja rozpoznawalnego wizerunku dziecka wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody i odpowiedniego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Zakres powinien wskazywać cel, materiały i kanały publikacji. Zgody dotyczącej samej strony internetowej nie rozszerzamy automatycznie na Facebook, Instagram ani inne kanały.

Brak zgody lub jej wycofanie nie wpływa na uczestnictwo w zajęciach. Uwzględniamy sprzeciw dziecka wobec fotografowania. Po wycofaniu zgody zaprzestajemy dalszego wykorzystania opartego na niej i podejmujemy wymagane działania wobec publikacji pozostających pod naszą kontrolą.

Na profilach Fundacji obsługujemy wiadomości, komentarze i reakcje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest komunikacja, prezentacja działalności i bezpieczeństwo profilu. Operator serwisu przetwarza dane również na własnych zasadach. W zakresie statystyk strony Facebook mogą mieć zastosowanie uzgodnienia o współadministrowaniu z Meta Platforms Ireland Limited. Zasady: statystyki stron i polityka prywatności Meta.

7. Dostawcy i odbiorcy danych

• Statnet (statnet.pl): hosting strony i związana z nim infrastruktura techniczna.

• Microsoft w ramach Microsoft 365: poczta elektroniczna i obsługa korespondencji. Warunki przetwarzania usługi określają właściwe dokumenty umowne Microsoft, w tym mający zastosowanie dodatek dotyczący ochrony danych.

• Cloudflare: ochrona formularza Turnstile w zakresie opisanym w punkcie 4.

• Dostawca ActiveNow: obsługa zapisów, grup, harmonogramów, obecności, rozliczeń i komunikacji w zakresie funkcji używanych przez Fundację. Przejście z EduSky nie tworzy nowej zgody marketingowej ani nie upoważnia do nieograniczonego przechowywania starej bazy.

• Upoważnieni prowadzący oraz dostawcy obsługi informatycznej, księgowej i prawnej, banki, operatorzy płatności i komunikacji – wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonywanych zadań lub wynikającym z prawa.

Status dostawcy zależy od danej usługi i celu: może przetwarzać dane na nasze zlecenie albo działać jako odrębny administrator. Publiczna prezentacja oferty nie obejmuje publikowania list uczestników i zaległości płatniczych. Sam fakt korzystania z oprogramowania WordPress, Contact Form 7 lub FluentSMTP nie oznacza wysyłania całej bazy jego producentowi.

8. Jak długo przechowujemy dane

Zwykłe zapytania, które nie doprowadziły do umowy, przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Gdy określona korespondencja jest potrzebna do sporu, zachowujemy niezbędną część według zasad dotyczących roszczeń. Termin 12 miesięcy jest zasadą porządkowania korespondencji, a nie deklaracją automatycznego usuwania całej skrzynki przez WordPress.

Dane umowne i organizacyjne przetwarzamy przez czas obsługi i rozliczenia zajęć, a później tylko w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych lub roszczeń. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z odpowiednich przepisów. Okresu przechowywania faktur nie stosujemy automatycznie do wszystkich danych dziecka, informacji o zdrowiu i pełnej korespondencji.

Dane oparte na zgodzie wykorzystujemy do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu. W uzasadnionym zakresie możemy zachować dowód zgody i jej wycofania oraz minimalne dane zapobiegające ponownej niechcianej wysyłce.

Zgodnie z informacją operatora Statnet standardowy okres przechowywania logów WWW wynosi 5 dni. Operator wykonuje kopie raz dziennie i na wydzielonym zewnętrznym serwerze przechowuje jedną kopię dzienną oraz jedną tygodniową. Kopie służą odtworzeniu danych po awarii. Zapisy niezbędne do wyjaśnienia konkretnego incydentu mogą być zachowane dłużej, w uzasadnionym zakresie. Okres ten nie oznacza okresu przechowywania korespondencji w Microsoft 365. Danych w kopiach nie wykorzystujemy do dalszego aktywnego kontaktu po przeznaczeniu ich do usunięcia.

9. Cookies i treści zewnętrzne

Strona może korzystać z cookies i podobnych technologii do obsługi sesji, zabezpieczeń i zapamiętania wyborów. Zakres niezbędny do transmisji lub usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika odróżniamy od opcjonalnej analityki, reklam i śledzenia.

Zwykłe odnośniki, np. do ActiveNow, Facebooka lub Instagrama, prowadzą do odrębnych usług po kliknięciu. Film YouTube jest początkowo wyłączony. Nie wczytujemy odtwarzacza ani miniatury z YouTube przed wyborem przycisku „Zgadzam się — załaduj film”. Po tym wyborze wczytujemy odtwarzacz w rozszerzonym trybie prywatności (youtube-nocookie.com), co wiąże się z przekazaniem Google danych technicznych połączenia. Informacje o danych Google/YouTube opisuje polityka Google. Wybór dotyczy jednego filmu w bieżącej odsłonie. Nie zapisujemy go w cookies ani w pamięci przeglądarki. Przycisk „Wyłącz film i cofnij wybór” usuwa odtwarzacz i zatrzymuje odtwarzanie; nie cofa danych przekazanych wcześniej dostawcy. Przy ponownym otwarciu strony film znów pozostaje wyłączony. Możesz korzystać ze strony bez filmu albo przejść zwykłym odnośnikiem bezpośrednio do YouTube.

W ramach dotychczasowej budowy nowej strony nie skonfigurowaliśmy Google Analytics ani Meta Pixel. Ich opis w poprzedniej polityce nie oznacza uruchomienia ani zgody na wdrożenie. Ewentualne dodanie tych narzędzi wymaga odrębnej decyzji, aktualnej informacji o dostawcach i retencji oraz właściwego mechanizmu zgód. Dalsze przeglądanie strony lub samo zamknięcie komunikatu nie stanowi zgody.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Usługi Microsoft, Cloudflare, Google/YouTube i Meta korzystają z globalnej infrastruktury. Nie deklarujemy, że wszystkie dane zawsze pozostają wyłącznie w Polsce lub EOG. Zakres i podstawę konkretnego transferu należy ustalać według właściwej umowy, odbiorcy i funkcji.

Przekazanie poza EOG wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO, np. właściwej decyzji o odpowiednim poziomie ochrony albo standardowych klauzul umownych i wymaganych środków uzupełniających. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać od Fundacji przez biuro@moj-robot.pl.

11. Dobrowolność i Twoje prawa

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych koniecznych do odpowiedzi nie będziemy mogli obsłużyć wiadomości; brak danych potrzebnych do umowy może uniemożliwić jej zawarcie lub wykonanie. Nie wymagamy telefonu ani miejscowości do wysłania formularza. Korzystanie z formularza nie stanowi zgody na reklamy, publikację wizerunku lub opcjonalne śledzenie.

Na zasadach i w granicach RODO możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W odpowiednich przypadkach przysługuje przenoszenie danych. Gdy korzystamy z uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem.

Wnioski kieruj na biuro@moj-robot.pl lub adres Fundacji. Nie wymagamy rutynowo skanu dowodu osobistego; możemy potrzebować niezbędnego potwierdzenia tożsamości lub umocowania do działania w sprawie dziecka. Odpowiadamy w terminach wynikających z RODO. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt z Fundacją nie jest warunkiem skargi.

12. Automatyzacja i aktualizacje

Turnstile automatycznie ocenia ryzyko ruchu i może zablokować podejrzaną próbę formularza; dostępny pozostaje kontakt e-mailowy i telefoniczny. W ramach zapisów i organizacji zajęć nie przewidujemy decyzji wyłącznie automatycznych, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę. Nie wykorzystujemy formularza do profilowania reklamowego.

Aktualizujemy politykę, gdy zmieniają się rzeczywiste procesy, usługi lub wymagania prawne. Nowa wersja otrzymuje datę. Sama publikacja zmienionego dokumentu nie rozszerza udzielonych zgód.